Technicienne, services administratifs
Situation hiérarchique :
La technicienne, services administratifs se rapporte à la coordonnatrice, services administratifs. Elle n’exerce pas de supervision mais peut s’assurer du service de qualité offert par les réceptionnistes.
SOMMAIRE DE LA FONCTION :
La technicienne, services administratifs est responsable de gérer la mise à jour et la distribution des listes de prix personnalisées et de produits connexes. Elle prépare les contenus et les supports promotionnels pour Hector Larivée inc. et gère les publications sur les réseaux sociaux (Facebook). Elle s'occupe de la gestion de la papeterie. Elle collabore aux activités administratives conjointement avec la coordonnatrice, services administratifs. Elle adhère à la vision, à la mission et aux valeurs de l’entreprise.
DOMAINES CLÉS ET RESPONSABILITÉS :
Effectuer quotidiennement les mises à jour des listes de prix personnalisées et celles des produits connexes dans le système informatique (Varnet) selon les instructions fournies par le coordonnateur, prix de ventes et ajustées à la demande des représentants;
Mettre à jour la documentation relative aux produits connexes;
Transmettre les listes de prix aux représentants et aux clients selon les besoins.
Rédiger et produire plusieurs contenus et documents promotionnels (journal hebdomadaire de la mise en marché, produit vedette, journal du potager, demandes des représentants, etc.);
Produire, rédiger et mettre en page de la documentation sur demande (lettres, présentations, mémos, Procédure Key Drop, etc.)
Préparer et publier des informations sur Facebook.
Faire la gestion, l'inventaire et les commandes de fournitures de bureaux, de cartouches d'encres, etc
Entrée et gestion des commandes pour Tomapure
Assister la coordonnatrice, services administratifs selon les besoins;
Répondre aux demandes des représentants et faire les suivis;
Envoi de courrier par transporteur ex : (Purolator, Planète Courrier, etc.);
Gestion du courrier interne;
Gestion des papiers d’export, calcul, entrée de données, expédition, etc;
EXPÉRIENCE ET FORMATION :
DEP en bureautique;
Expérience de 3 ans en travail de bureau.
COMPÉTENCES :
- Bilinguisme;
- Être organisée;
- Minutie;
- Autonomie;
- Rapidité;
- Relations interpersonnelles;
- Travail d’équipe
- Communication
Communications Internes et Externes
- Vice-président, ventes et approvisionnement – Mettre en page ses listes de prix;
- Coordonnateur, prix de vente – Produits connexes; mise à jour des prix; changement de prix;
- Représentants – Listes de prix;
- Coordonnatrice, services administratifs;
- Clients – Par courriel
Niveau de responsabilités et conditions particulières
- Suivre les instructions pour effectuer les modifications aux listes de prix et distribuer aux personnes concernées
- Gérer une partie de l’information de visibilité de l’entreprise
Outils-clé du travail
- Varnet
- Excel
- Outlook
- FrontPage
- InDesign